Après une phase de formation, les solutions déployées par Sages Informatique sont aujourd’hui considérées comme un levier de modernité au sein de la socièté de nettoyage. D’autant que l’atelier de numérisation Scan Center permettait de débuter ce processus complet. Avec, à la clé, des bénéfices probants. « Nous avons pu créer deux bureaux et une grande salle de réunion. Nous avons également pu trier et détruire les documents que nous n’avions plus à conserver. Les dossiers du personnel sont accessibles très facilement. Le gain de temps est environ de 6 heures par jour sur une équipe RH composée de 10 personnes, pour le classement, la recherche, le partage et la manipulation. L’équipe Zeendoc est très réactive, l’outil est fiable, moderne et intuitif. Nous sommes totalement satisfaits de Zeendoc et ER Digital qui nous accompagnent au quotidien. » témoigne le responsable de l’entreprise Camille Lassalle.

Les solutions proposées par Sages Informatique et son Scan center ont permis à Guilbert Propreté de centraliser, d'organiser et d'archiver numériquement l'ensemble de ses documents RH, tels que les contrats de travail, les fiches de paie, les demandes de congés, et bien plus encore. Cette centralisation a simplifié la recherche et l'accès aux informations critiques, contribuant ainsi à une prise de décision plus rapide et plus informée.  De plus, 150 mètres linéaires d’archives ont été numérisés par le scan center et déposés dans Zeendoc, les archives représentent 700 000 pages utilisées par 50 personnes dont 10 du service RH.

Cette démarche devait en effet répondre à trois enjeux majeurs :

• Sécuriser les archives et les dossiers du personnel (risques d’incendie ou d’inondation notamment) ;
• Libérer de l’espace afin d’accueillir de nouveaux collaborateurs ;
• Garantir une gestion conforme des dossiers salariés (RGPD et confidentialité des données).

Depuis plus de 20 ans, Sages Informatique aide les entreprises à mieux valoriser leurs documents et à tirer le meilleur parti de l’information qu’ils contiennent. Initialement expert dans le domaine de la sécurisation des données et des documents de ses clients, l’entreprise s’est progressivement adaptée à la demande plus globale de gestion de leur base documentaire. Elle édite notamment Zeendoc, une solution de GED dans le cloud en mode SAAS destinée aux TPE, PME et Collectivités locales et propose un service de numérisation pour les entreprises, le Scan Center. En croissance constante depuis sa création (+ 40 % par an depuis 5 ans), elle compte plus de 10 000 clients et près de 330 000 utilisateurs. CQFD !